OTOMATISASI KANTOR SEBAGAI PENUNJANG
EFISIENSI KERJA SUMBER DAYA MANUSIA DALAM ORGANISASI
M. Cindy
C. P Sihombing - 155211051
Program
Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik
Negeri Bandung
ABSTRACT
The
office is part of the organization that became the center of administration and
information activities. Offices can also be interpreted as a place that is
normally used to carry out administrative work. and human resources are the
main actors in performing administrative work by using information technology
applications. Office automation is a plan to combine high technology through
the implementation of process improvement work in order to increase the
productivity of work. Office automation is the use of machines to perform
physical tasks commonly performed by all the formal and informal electronic
systems mainly relating to the communication of information to and from people
who are inside and outside the company. The main objective of the automation process
is the efficiency and effectiveness of work by utilizing information
technology, efficiency and effectiveness led to savings. Through office
automation office functions become more effective and efficient. But that does
not mean leaving the manual processes and reduce labor, because many other
things into consideration in office automation.
Keyword:
Efficiency Work Office Automation,Technology.
ABSTRAK
Kantor merupakan
bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan informasi.
Kantor juga bisa diartikan sebagai tempat yang biasanya digunakan untuk
melakukan pekerjaan administrasi. Dan sumber daya manusia merupakan pelaku
utama dalam melakukan pekerjaan administratif dengan menggunakan aplikasi
teknologi informasi. Otomasi kantor merupakan rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui implementasi proses perbaikan kerja guna meningkatkan
produktivitas kerja. Otomasi kantor adalah penggunaan mesin untuk melakukan
tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal dan
informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari
orang-orang yang berada di dalam dan di luar perusahaan. Tujuan utama proses
otomasi adalah efisiensi dan efektivitas kerja dengan memanfaatkan teknologi
informasi, efisiensi dan efektivitas sehingga menghasilkan penghematan. Melalui
fungsi kantor otomasi kantor menjadi lebih efektif dan efisien. Tapi itu tidak
berarti membiarkan proses manual dan mengurangi tenaga kerja, karena banyak hal
lain menjadi pertimbangan dalam otomasi kantor.
Kata Kunci: Efisiensi Kerja, Otomasi Kantor, Teknologi.
 |
PENDAHULUAN
Tujuan
awal dari perusahaan adalah meningkatkan profit atau keuntungan dari perusahaan
tersebut. Peningkatan keuntungan tersebut dapat diraih dengan adanya sumber
daya manusia yang handal dan memiliki produktivitas yang tinggi dalam bekerja.
Produktivitas itu dapat dicapai oleh seorang karyawan jika karyawan tersebut
berkerja sesuai peraturan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan berbagai
teknologi yang disediakan kantor tersebut.
Menurut Edy
Sutrisno (2012) bahwa produktivitas adalah perban-dingan antara hasil yang
dicapai dengan peran serta tenaga kerja per satuan waktu, peran serta tenaga
kerja disini adalah penggunaan sumber daya serta efisien dan efektif. Vincent
Gaspersz (2000) mengemukakan yaitu unsure – unsure produktivitas kerja antara
lain : efisiensi, efektivitas, dan kualitas.
Di era
globalisasi ini banyak teknologi perkantoran yang beredar dipasaran dan siap
untuk digunakan oleh orang kantor. Teknologi yang disediakan sangatlah beragam,
ada yan bersifat umum atau yang dirancang khusus untuk memenuhi manajemen
kantor. Teknologi umum artinya yang bisa digunakan oleh kantor atau diluar
kantor seperti mesin ketik, mesin fax, mesin telepon dan lainnya. Sedangkan teknologi
yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan manajemen kantor seperti mesin
absensi retina yang paling efektif di dunia saat ini, mesin ini menggunakan
retina mata untuk memverifikasi identitas karyawan.
Kemajuan
teknologi yang digunakan di dunia perkantoran tidak juga ditandai dengan adanya
Virtual Office atau kantor maya,
kantor yang dimana ruangan/tempat kantor tidak diperlukan lagi, dimanapun
karyawan masih bisa mengerjakan pekerjaannya.
Pekerjaan tidak
di mana anda berada, melainkan apa yang bisa anda lakukan. Kantor maya adalah
kantor yang menggunakan Automation System
atau Sistem Otomatisasi. Hampir semua kantor di dunia menerapkan sistem
otomatisasi, termasuk Indonesia. contoh dalam pemesanan tiket pesawat, kamar di
hotel, reservasi di restoran dan banyak lagi. Anda cukup menggunakan aplikasi
atau masuk ke web perusahaan tersebut dan melakukan transaksi, maka otomatis
anda bisa mendapat yang anda mau sesuai dengan pilihan anda.
Kemajuan
teknologi yang cepat berubah bisnis modern saat ini di seluruh dunia dan telah
berdampak serius setiap aspek dari kantor. Efek umumnya dirasakan di ilmu
pengetahuan, perdagangan, industri, pendidikan, politik dan khususnya dalam
dunia bisnis. Teknkologi baru ini telah memfasilitasi prosedur bisnis baru dari
kantor tradisional dulu ke kantor elektronik.
Osuala (1998)
mengamati bahwa peralatan kantor paling umum sebelum revolusi kantor adalah mesin ketik, telepon dan lemari
arsip. Selama ini banyak yang
berpendapat bahwa waktu kerja kantor itu sangat membosankan, lambat dan padat
karya. Menurut Osuala, tiga teknologi tradi-sional
ini masih menjadi bagian dari kehidupan kantor, tetapi kantor elektronik telah
memperkenalkan sejumlah inovasi yang dilengkapi atau menggantikan mereka.
Harvey (1986)
mencatat bahwa sejak bisnis utama dari kantor modern adalah untuk mengumpulkan,
merekam, semacam, menganalisis, menyimpan dan mendistribusikan informasi,
sistem informasi kantor (OIS) mengin-tegrasikan semua perangkat keras yang tersedia, prosedur
software dan sumber daya manusia sehingga informasi kantor tidak hanya diproses
secara akurat, cepat dan komprehensif dengan juga tersedia kapan, di mana, dan
dengan cara yang diperlukan.
Saat ini,
komputer serta alat bantu teknologi lainnya memainkan peran yang sangat penting
dalam efektivitas pelaksanaan fungsi bisnis. Informasi diperlukan untuk sebuah
bisnis untuk berfungsi secara efektif, dan untuk menyoroti kinerja unit bisnis
yang berbeda, dan untuk mengarahkan perhatian ke daerah yang membutuhkan
ulasan. Kebanyakan informasi yang diperlukan untuk keperluan manajemen baik
yang tersedia dalam bentuk di mana mereka dapat segera digunakan atau mereka
ada dalam bentuk mentahan data. Menurut Ejeka (2006), fungsi kantor otomatis
secara efektif dan efisien adalah dengan sedikit atau tanpa stres sama sekali.
otomatisasi kantor mengurangi kerepotan, yang sering disertai melakukan tugas
yang berulang seperti mengetik banyak memorandum, pengajuan dan menyalin. Hal
ini menciptakan waktu bagi karyawan untuk menjadi kreatif dan juga meningkatkan
produktivitas.
Identifikasi
Masalah
Belum jelasnya
apa efek otomatisasi kantor terhadap sebagian dari karyawan. Sementara kesan
bahwa pengenalan otomatisasi dalam pendirian usaha tampaknya menjadi berkat
bagi penggunanya, karyawan yang tidak mengetahui keterampilan atau mengetahui
lebih tentang Otomatisasi kantor meresa takut bahwa hal ini akan menggantikan
mereka. Apakah itu takut asli? Jika kantor otomatis secara efektif akan
menggantikan karyawan seberapa cepat akan terjadi? dunia sedang mengalami
perubahan yang cepat karena inovasi kantor otomasi sebagai milenium baru dan
evolusi terus, untuk mengatasi kebutuhan zaman modern dan untuk mengetahui
dampak dari semua mesin ini otomatis. Apa Efek dari perubahan ini pada
produktivitas Karyawan di kantor, kemampuannya untuk mengatasi, keamanan kerja,
relevansi untuk pekerjaan kantor yang ia digunakan dan lebih dari itu,
pelatihan yang mempersiapkan dirinya untuk memenuhi tantangan yang selalu
merubah pekerjaannya merupakan dasar untuk melaksanakan penelitian ini.
Tujuan
Penelitian
Secara khusus, penelitian ini
bertujuan untuk mengidentifikasi hal berikut:
1.
Untuk
mengetahui pengaruh efisiensi sumber daya manusia dalam organisasi
2.
Untuk
menguji pentingnya jaminan kualitas sebagai bantuan untuk efektivitas Karyawan
di kantor.
PEMBAHASAN
Pengertian Otomatisasi Kantor
Otomatisasi
kantor adalah penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan
komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan semua orang di dalam maupun di luar perusahaan, dengan kata
lain, otomatisasi perkantoran adalah penggunaan peralatan otomatis untuk
menghemat pikiran dan tenaga. O’Brien
(1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis
telekomuikasi yang mengumpulkan, memproses, menyim-pan dan mendistribusikan
pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara
individual, grup kerja dan organisasi. Seiring dengan perkembangan teknologi
yang, proses pengolahan informasi harus diselesaikan dengan cepat dan akurat,
maka peralihan metoden dari manual ke otomatis sudah wajib dilakukan. Namun,
bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan mengurangi tenaga kerja,
karena masih banyak hal lain yang menjadi pertimbangn dalam melakukan
otomatisasi.
Otomatisasi
Perkantoran bera-wal dari tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing
untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Otomatisasi Perkantoran
lebih dikenal dengan sebutan Office
Automation (OA).
Secara garis besar Pengertian
teknologi Informasi adalah: “perolehan, pemprosesan penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”. Ada tiga komponen utama teknologi informasi,
yaitu :
1.
Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2.
Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
3.
Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Pada dasarnya terdapat beberapa
kategori pengguna Otomatisi Kantor, yaitu:
1.
Manajer
(Top Manager, Middle Manager, dan Lower Manager): orang yang bertanggung jawab
mengelola sumber daya perusahaan.
2.
Profesional:
orang-orang yang bekerja pada perusahaan, yang menyumbangkan keahlian khususnya
atau pekerja terdidik.
3.
Karyawan:
orang yang melak-sanakan tugas seperti menangani tamu, telepon, korespondensi
dan mengatur jadwal pertemuan pimpinan
4.
Pegawai
Administratif: orang yang bertugas untuk pekerjaan kantor seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dan menemukan
kembali dokumen, mengirimkan surat dan lainnya.
Otomatisasi perkantoran bukan
hanya melayani orang yang berada di dalam perusahaan, tetepi juga orang yang
diluar lingkungan perusahaan.
Tujuan Otomatisasi Kantor
Tujuan
diterapkannya otomatisasi kantor adalah mempermudah dan mempercepat semua pekerjaan yang dilakukan
oleh orang-orang yang bekerja di lingkungan perkantoran, memperbaiki
produktivitas karyawan yang cakap atau terampil, dengan otomatisasi kantor
setiap orang mempunyai kesempatan yang sama untuk lebih produktif dalam bekerja
karena tidak ada alasan karena peralatan yang kurang atau ruak atau lambat
bekerjanya, dan juga memberi kesempatan bagi karyawan untuk bekerja lebih
cerdas.
Konsep Office Automation
· Proses
Otomatisasi Kantor tentu terjadi di lingkungan perkantoran seperti proses
manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
· Otomatisasi
kantor selalu berubah atau berevolusi dari aplikasi yang sederhana ke aplikasi
yang terpadu dan terencana
· Otomatisasi
kantor memudahkan pekerjaan seperti mengirim dan menerima informasi
· Otomatisasi
melalui pengambilan keputusan yang lebih baik tentunya memberikan keuntungan
yang lebih besar
· Otomatisasi
kantor bukan sebagai pengganti tetapi sebagai pelengkap bagi media komunikasi
tradisional.
Bentuk Aplikasi Otomatisasi
Kantor
Bentuk aplikasi Otomatisasi
Kantor meliputi hal-hal sebagai berikut: (1) Pengolah Kata (word processing);
(2) Surat Elektronik (e-mail) (3) Voice mail (4) konferensi video (5)
konferensi audio (6) konferensi komputer (7) video text. (8) Hologram dan
teknologi lainnya. Secara lebih rinci
dapat dijelaskan sebagai berikut:
Pengolah
kata (word processing) tentunya bukan hal yang asing lagi untuk para pelajar
dan tak terkecuali karyawan di kantor, karena dewasa ini menguasai software
pengolah kata adalah salah satu prasyarat menjadi karyawan dikebanyakan
perusahaan besar di Indonesia. Penggunaan alat elektronik yang dengan otomatis
mengerjakan banyak tugas yang dibutuhkan untuk menyiapkan dokumen yang diketik
atau dicetak. Pengolahan kata di kantor digunakan sebagai media untuk
menyiapkan memo, surat, laporan, media untuk presentasi dan banyak lagi
kegunaan lainnya. Apa saja macam-macam aplikasi pengolah kata yang sekarang
digunakan di dunia? Yang paling familiar kita gunakan adalah Microsoft Office
Word, perangkat lunak pengolah kata termudah dan sering digunakan dimanapun
tempatnya, perangkat ini menyimpan file dengan ekstensi *doc atau pdf dan
ekstensi lainnya. dan banyak aplikasi pengolah kata lain seperti Star Office
Writer yang membedakan dengan Ms. Word terletak pada ekstensi file nya. File
ekstensi di Ms. Word adalah *doc sedangkan file ekstensi di star office adalah
*odt tetapi masih bisa di ubah menjadi *doc. Penggunaan star office hanya bisa
di OS windows dan Mc. Os atau Apple.
Selain star office ada juga open office, perbedaan dengan ms. Word terletak
pada lisensi pengembangannya, open office dikembangkan dengan lisensi GPL
(general public license) sehingga dapat didistribusikan atau disebarkan secara
bebas. Ada juga abi word yang juga dikembangkan oleh lisensi GPL sehingga
software ini adalah software freeware atau open source. Dan banyak lagi
aplikasi pengolah kata lainnya yang mempunyai kekurangan dan kelebihannya
tersendiri, tapi umumnya perangkat pengolah kata yang digunakan di banyak
kantor adalah Microsof Office Word. Tentunya seiring dengan berjalannya waktu
dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, akan semakin banyak lagi perangkat
pengolah kata yang lebih disempurnakan dan bisa memudahkan setiap aktivitas
baik itu didalam maupun diluar lingkungan kantor.
Surat
elektronik (electronic mail) lebih dikenal dengan sebutan e-mail, didefinisikan sebagai transmisi pesan melalui jaringan
komunikasi. Biasanya pesan adalah catatan yang dimasukkan dari keyboard atau
file elektronik yang disimpan pada disk. Kebanyakan mainframe, minicomputer,
dan jaringan komputer memiliki sistem e-mail. Beberapa sistem surat elektronik
terbatas pada satu sistem komputer atau jaringan, tetapi yang lain memiliki
gateway ke sistem komputer lain, yang memungkinkan pengguna untuk mengirim
surat elektronik di mana saja di dunia. Perus ahaan yang sepenuhnya
terkomputerisasi membuat karyawannya ekstensif menggunakan email karena dengan
menggunakan email mengirim dan menerima informasi lebih cepat, fleksibel, dan
dapat diandalkan. Macam-macam email yang
digunakan dibanyak perkantoran diantaranya adalah G-mail yang adalah layanan
email dari google, kelebihan dari g-mail ini adalah menyediakan ruangan yang
tidak terbatas, banyak fitur yang disediakan oleh g-mail seperti POP dan IMAP
dan fitur lainnya. Selain g-mail ada juga y-mail yang adalah layanan pesan
elektronik gratis dari yahoo, y-mail lebih sering digunakan untuk chatting atau
instant messenger, y-mail juga menyediakan penyimpanan yang tidak terbatas akan
tetapi tidak memiliki fitur POP dan IMAP. Setelah g-mail dan y-mail ada juga
AIM mail, yang adalah layanan pesan elektronik gratis berbasis web dengan
ruangan yang tidak terbatas juga, perlindungan spam yang baik dan proteksi
antar muka yang mudah digunakan. AIM mail juga memiliki fitur POP dan IMAP. Ada
juga GMX mail, meskipun jarang didengar di Indonesia tapi perangkat ini akan
menjadi perangkat yang sering digunakan karena fungsinya yang menarik karena
dengan GMX mail anda bisa membaca akun email lain termasuk gmail, ymail dan
windows live hotmail. Semua email yang diterima akan di scan atau di pindai
untuk memfilter virus yang masuk sehingga kotak masuk anda bersih dan terhindar
dari ancaman virus. Selain macam-macam perangkat email yang telah disebutkan
masih banyak lagi perangkat dengak kelebihan dan kelemahan tersendiri.
Voice
mail hampir sama dengan email, namun yang membedakan yaitu pengiriman pesan
melalui suara dan tidak dengan mengetik. Cara kerja voice mail adalah ketika
seseorang memanggil anda melalui telepon dan anda tidak dapat mengangkat
telepon tersebut karena beberapa alasan misalnya anda tidak hadir, telepon anda
tidak aktif atau anda sibuk ditempat lain, dan banyak alasan lainnya. Anda
dapat merekam pesan pilihan anda dalam bahasa pilihan anda dan menyimpan suara
anda dengan kata, setelah bunyi bip suara yang dikirimkan oleh penelpon akan
terdengar, pesan ini direkam dan disimpan mesin penjawab atau server. Anda
dapat mengambilnya kapan saja sesuai keinginan, voice mail telah berkembang dan
ditingkatkan lagi, sehingga selain merekam dan memainkan suara kembali anda
juga dapat melakukan hal seperti anda dapat mengambil pesan voicemail dari
banyak penelpon pada waktu yang sama, anda dapat mengambil meneruskan pesan
voicemail ke kotak surat orang lain, anda dapat menambahkan pengenalan suara ke
pesan, anda dapat meneruskan pesan suara siaran yaitu mengirim lebih ke satu orang
pada saat yang sama, menyimpan pesan suara dalam jangka waktu yang lama,
diberitahu tentang kedatangan pesan suara melalui ponsel anda, dan kegunaan
lainnya. Voicemail juga menjadi salah satu fitur di salah satu aplikasi
chatting seperti line, whatsapp dan lainnya. Yang kebanyakan digunakan sebagai
aplikasi untuk menghubungkan banyak orang ke dalam satu grup chatting.
Konferensi
Video (Video Conference) adalah hubungan visual antara dua orang atau lebih
yang berada di lokasi yang terpisah untuk tujuan komunikasi. Dengan kata lain,
konferensi video menyediakan transmisi gambar statis dan teks antara dua
lokasi, menyediakan transmisi gambar video full-motion dan audio berkualitas
tinggi antara beberapa lokasi. Layanan konsumen seperti Apple Facetime,
hangouts, google dan Microsoft skype telah membuat konferensi video terjadi
dimana saja pada desktop dan perangkat mobile yang memiliki kamera. Dalam dunia
bisnis, konferensi video adalah komponen initi dari aplikasi komunikasi terpada
dan layanan konferensi web, sementara ruang pertemuan virtual berbasis cloud
memungkinkan organisasi untuk menyebarkan konferensi video dengan investasi
infrastruktur minimal. Untuk bisnis, manfaat nyata yang dirasakan dari video
konferensi adalah menghemat biaya, dengan biaya yang lebih rendah dan
menggunakan biaya yang rendah juga untuk pelatihan karywan, dan memudahkan
komunikasi antara anggota tim dan luat tim, pertemuan lebih efisien dengan
pertukaran komunikasi non-verbal dan mengefektifkan komunikasi di dalam dan diluar
lingkungan kantor dan juga untuk pelanggan. Dengan software konferensi video
lokasi bukanlah hambatan, dimanapun bisa dilakasanakan konferensi, anda juga
tidak perlu khawatir tentang zona waktu yang berbeda atau dari tempat lain
seperto eropa, amerika dan lainnya. Dengan software konferensi video juga
menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas, karyawan tidak perlu melakukan
perjalanan dari lokasi ke lokasi lain untuk menghadiri konferensi, karena
informasi tersebut diberikan secara real time dan tidak perlu menunggu lama
lagi untuk mendapatkan informasi dari karyawan lain.
Hologram atau
holografi adalah struktur fisik yang diffracts cahaya menjadi sebuah gambar.
Istilah hologram dapat merujuk pada materi yang disandikan dan gambar yang
dihasilkan. Sebuah gambar holografik yang dapat dilihat dengan melihat ke dalam
cetak hologram dengan diterangi atau bersinar laser melalui hologram dan
memproyeksikan gambar ke layar. Holografi didasarkan pada prinsip interferensi.
Sebuah hologram menangkap pola interferensi antara dua atau lebih berkas cahaya
koheren yaitu sinar laser, satu balok bersinar langsung pada media perekam dan
bertindak sebagai referensi untuk cahaya tersebar dari layar yang diterangi.
Melihat hologram seperti jika anda melihat kelayar jendela, hal ini karena
holografi mencatat adegan melalui daerah perspektif. Jendela tampilan dari
hologram juga bisa dipecah untuk merekam berbagai perspektif yang berbeda,
proses ini adalah proses yang mengetahui multiplexing sebagai spasial, dan
dapat digunakan untuk menangkap animasi dan atau membuat adegan holografik dari
urutan gambar dua dimensi.
Peranan Teknologi Komputer
Dasbor kinerja (performance dashboards), seperti yang
disebutkan di atas, berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi informasi yang
diikuti oleh ketersediaan perangkat komputer dengan kapasitas tinggi dan murah.
Tidak bisa dibayangkan bila data yang dihasilkan atas amatan terhadap seluruh
dimensi kerja yang berada di perusahan dikelola secara manual tanpa bantuan
komputer. Para karyawan, supervisor atau para analisis hanya akan disibukkan
dengan pekerjaan mencatat, mengolah, dan menampilkan hasilnya saja dalam
berhari-hari atau bahkan bulanan. Hasil tampilan yang lambat tersebut juga
tidak dijamin kecermatannyua karena mengolah data yang berjumlah jutaan serta
manual cenderung menghasilkan resiko kekeliruan yang tinggi.
Dengan
kata lain, penggunaan sistem performance dashboards dalam pengelolaan
perusahaan atau organisasi harus ditunjang dengan fasilitas komputer yang
canggih dan sistem pengelolaan data yang modern. Setiap perusahaan atau
organisasi setiap hari memproduksi jutaan data setiap hari. Bila data tersebut
tidak ditangkap pada hari itu, maka data tersebut akan berlalu dan hilang. Hal
ini disebabkan karena data yang terjadi
pada hari berikutnya adalah data yang baru yang juga harus ditangkap dan
dikelola. Kehilangan data perusahaan satu hari saja mengakibatkan kesimpulan
yang diambil data lain yang terkumpul menjadi tidak utuh dan menghasilkan
informasih yang tidak benar.
Otomatisasi kantor adalah sebuah
teknologi baru. Menurut Dosweli (1990) otomatisasi kantor adalah konglomerat
dari semua teknologi yang terpisah informasi kantor pengolahan yang meliputi:
Pengolah kata, Pengolah data,
Micrographics, Reprographics dan Telekomunikasi. Saya juga mengacu pada
berbagai metode elektronik otomatis dimana informasi dikumpulkan, diproses,
direproduksi, dikomunikasikan, disimpan atau dilindungi dan diambil (Popyk,
1985). Ini tidak hanya mencakup metode melalui mana kantor informasi
diproses juga dia sumber diterapkan
untuk menangkap, proses, menyampaikan dan atau menyimpan informasi kantor
(Azuka, 1996). Informasi dalam konteks ini dapat dianggap sebagai data yang
berarti atau fakta atau angka mampu memberikan pengetahuan. word Processing
Menurut Nwosu, Anaka dan Eleoba (2003) pengolah kata adalah elektronik
pengolahan informasi numerik abjad dan alpha.
Pengolah kata
terdiri dari keyboard, memori elektronik unit display dan printer. Karena
pengolah kata yang serbaguna, mereka dapat berguna untuk setiap orang yang
ingin menghasilkan dokumen seperti copy iklan, novel, surat, makalah, makalah
ilmiah, makalah hukum dan jenis lainnya dokumen berbasis kata.
Mereka melangkah
lebih jauh untuk daftar fungsi pengolah kata seperti berikut: menyimpan,
mengedit informasi dan mengambil teks, penyisipan dan penghapusan teks,
menggarisbawahi menggunakan berbagai jenis font, pindah halaman teks penomoran
dan menyimpan, menyimpan atau mengambil teks. Namun, kemampuan pengolah kata
tergantung pada khusus fitur dari perangkat lunak aplikasi. keterampilan
pengolah kata telah membuat karya Karyawan lebih menarik. Bahkan status dan
lingkungan kerja Karyawan memiliki menyaksikan perubahan yang luar biasa.
Karyawan saat ini membutuhkan pengetahuan, keterampilan, sikap dan bakat dari
pengolah kata untuk mendapatkan output yang baik dalam operasi kantor.
Pengolah kata yang bermanfaat
untuk Karyawan dengan cara berikut:
- Keberhasilan atau kegagalan,
status atau kurangnya status manajer / atasan tidak akan lagi menentukan posisi
Karyawan.
- Ini menghidupkan kembali
Karyawan dari beban mengetik berulang sehingga membuat produksi dokumen kurang
membosankan.
- Hal ini memungkinkan Karyawan
untuk membuat kontribusi tambahan dan bermakna untuk tugas kantor.
Mikrografi
Menurut Staffady (1998),
mikrografi menyediakan untuk penyimpanan dan pengambilan informasi melalui
penggunaan yang efisien penyimpanan magnetik dan transmisi elektronik. Oleh
karena itu dapat digambarkan sebagai ilmu pengetahuan dan teknologi untuk
menciptakan citra microphotography.
Chukwumezie (2002) menjelaskan
mikrografi sebagai cara modern informasi rekaman di perangkat penyimpanan data
elektronik seperti microfilm dan disk komputer. Otomatisasi dalam penyimpanan
data telah dimodernisasi kecepatan atau pengambilan informasi, memungkinkan
lebih besar dan lebih mudah akses ke sejumlah besar catatan tanpa perlu untuk
menyimpan kertas di lemari arsip besar. Banyak sistem micrographic juga
mencakup komputer dibantu mekanisme pengambilan. Sistem Micrograhic telah
menggantikan catatan kertas tradisional manajemen menggunakan folder dan lemari
untuk mengkategorikan data. Chukwumezie karena mengatakan bahwa Karyawan harus
mengakui dan menghargai pentingnya film ini metode sejak menemukan informasi
yang dimiliki di atas kertas, disk atau pengajuan diperlukan Karyawan fungsi di
kantor elektronik.
Pengolahan data
Kontos (1981) menggambarkan
pengolahan data sebagai manipulasi atau perhitungan data numeric (Nomor) untuk
mencapai hasil yang diinginkan. Dia mencatat bahwa fungsi pengolahan data
bisnis mencakup mengatur, pengajuan, menyortir, mengedit, mengurangkan, merekam
dan menyortir alpha data numerik untuk penggunaan masa depan. Agomuo (2005)
mengemukakan bahwa pengolahan data adalah manipulasi semua bentuk Data yang
digunakan dalam suatu organisasi menjadi informasi dalam rangka untuk
merencanakan, mengendalikan, mengelola dan memfasilitasi kegiatan organisasi.
Dia mencatat bahwa pengolahan data dapat dilakukan secara manual atau otomatis
yang digunakan pernah metode. pengolahan data terdiri dari tiga langkah:
memasukkan, memanipulasi dan keluaran. Nwosu, Anaka dan Eleoba (2003) mencatat
bahwa komputer adalah digunakan untuk memproses volume besar data akuntansi
yang berkaitan dengan operasi berulang rutin seperti sebagai piutang, hutang,
persediaan, gaji dan posting ke account besar. Sifat operasi yang dilakukan
oleh sebuah organisasi tergantung pada pengolahan data ketrampilan yang digunakan
oleh organisasi itu. Mereka pergi lebih lanjut untuk daftar berikut sebagai
pengolahan data
Metode: batch processing,
pengolahan permintaan, pengolahan interaktif, pemrosesan real time, dan waktu
yang menyatakan pengolahan. Ohakwe (2002) menggambarkan komputer sebagai mesin
elektronik yang kompleks digunakan untuk segala macam memproses informasi.
Informasi yang mungkin data, grafik, gambar atau audio. Komputer ditandai
dengan akurasi hasil, kecepatan dalam operasi dan fleksibilitas dalam aplikasi.
Menggunakan dari sistem komputer telah membawa banyak perbaikan dan efisiensi
atas sebelumnya operasi manual. keterampilan pengolahan data akan memungkinkan
Karyawan memenuhi didirikan kriteria kinerja, mempertahankan / update disimpan
data base, dan memungkinkan Karyawan untuk menafsirkan print out komputer.
Reprografi
Menurut Abayi (2003), reprografi
adalah semua aspek menyalin dan duplikasi yang memiliki banyak dampak pada
pengolahan informasi kantor dan diseminasi. Reprografi juga dikenal sebagai
menyalin pengolahan berkisar dari penggunaan karbon untuk typesetting foto yang
sangat canggih peralatan yang terhubung ke komputer. Bergerud dan Gonzalez
(1991), mencatat bahwa dalam kantor tradisional, salinan dokumen biasanya
direproduksi dengan menggunakan salinan karbon, tinta duplikasi atau roh
duplikasi mesin. Tapi hari ini, salinan dokumen direproduksi dengan teknologi
modern menggunakan gadget reprographic seperti mesin foto copy, print out
komputer dan peralatan scanning. keterampilan Reprographic sangat penting untuk
tugas Karyawan di bidang pengolahan informasi dan harus emhasized dilatihan
mereka.
Ekpenyong (1991), menegaskan
bahwa Karyawan perlu mendapatkan keterampilan teknologi kantor baru untuk
memungkinkan mereka cukup melaksanakan tugas-tugas kantor rutin yang berulang,
membosankan dan rumit, untuk memungkinkan mereka pekerjaan aman, mempertahankan
posisi pekerjaan, martabat, mencapai tujuan organisasi dan relevan di kantor
otomatis. Selain itu, Karyawan harus berusaha untuk membuat penggunaan peralatan
reprografi mempertimbangkan waktu, ruang, keuangan, sifat output dan
keterampilan yang dibutuhkan.
Telekomunikasi
Horby (2001), mendefinisikan
telekomunikasi sebagai teknologi pengiriman sinyal, gambar dan
pesan jarak jauh melalui radio,
telepon, satelit televisi berpendapat bahwa merger baik telepon dan pada
satelit dll Buchanna (1994), berpendapat bahwa merger kedua telepon dan
teknologi komputer dan pengenalan ponsel, komputer telekonferensi dan teknologi
informasi telah membuat telekomunikasi yang sangat diperlukan komponen sistem
informasi kantor.
Ohakwe (2004), menunjukkan bahwa
telekomunikasi adalah tentang pertemuan atau berdiskusi dengan orang dari
kejauhan. Dia terdaftar beberapa peralatan telekomunikasi untuk memasukkan
telepon dan telepon nirkabel, surat elektronik, telekonferensi dan konferensi
video, kata prosesor dan telex, televisi, sistem alamat publik, internet dan
intranet layanan, radio satelit dan telepon satelit, organizer elektronik,
global positioning system dan suara pengakuan oleh komputer. Leo dan Leo (1985)
mendalilkan bahwa informasi bisnis adalah tulang punggung setiap organisasi.
Ini adalah sumber daya yang paling penting dari organisasi bisnis dan link yang
sangat diperlukan yang mengikat bersama semua komponen organisasi bisnis untuk
lebih baik koordinasi dan untuk bertahan hidup dalam lingkungan yang kompetitif
saat ini. Mereka menegaskan bahwa dalam hal ini era ledakan informasi, di mana
orang dibombardir dengan data, mendapatkan hak informasi dalam jumlah yang
tepat dan pada waktu yang tepat bukanlah tugas yang mudah. Hal ini hanya mereka
organisasi yang telah berhasil dalam mengelola informasi yang akan bertahan.
DAMPAK OTOMASI PERKANTORAN
1) Dampak terhadap Pekerja dan
Pekerjaan :
a. Angkatan Kerja Wanita. Wanita
yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang pekerjaan yang juga
di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan
wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan
laki-laki.
b. Pekerja Profesional dan
Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk
akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
c. Manajer dan Administrator.
Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan
perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk
meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
d. Pegawai Administrasi.
Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai
administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan
komputerisasi di perkantoran.
2) Dampak terhadap Pendidikan dan
Pelatihan Pegawai Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan
terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk
orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan
pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi
pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor
Sistem Otomasi Perkantoran Sebagai Aplikasi Pendukung Yodhi Yuniarthe Kinerja
Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi sehingga para pengajar memahami
klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3) Dampak Terhadap Manajemen
Menengah Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen
menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini
terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer
membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi
membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu
digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan
peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
4) Dampak Terhadap Operasi
Perusahaan Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan
sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan
mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat
otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep
manajemen
KESIMPULAN
Pengguna
teknologi otomatisasi kantor adalah kantor yang meningkatkan produktivitas
kerja karyawan dan memudahkan perusahaan dalam menjalankan semua aktivitas di
kantor dan diluar kantor. Peran komputer dalam perkembangan teknologi
komunikasi akan mampu meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi,
kemudahan dan kecepatan yang tinggi.
SARAN
Saran saya
adalah seluruh perusahaan harus mengembangkan dan menggunakan teknologi yang
ada untuk memudahkan dan mempercepat aktivitas karyawan di dalam maupun diluar
perusahaan demi efektivitas perusahaan.
DAFTAR
PUSTAKA
Abdul Kadir. (2003). Pengenalan
Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
Aguonmuo,
E.E. (2005). Modern Office Technology. Issues, Procedures and Practice.and
Office Education 2 (2).and Applications: London.
Amir,
Faisal M. Dr. (2015). Memahami Evaluasi Kinerja Karyawan. Jakarta: Mitra Wacana
Media
Andikawati. “Otomatisasi Kantor”
25 Maret (2015). https://blogaawati.wordpress.com/20/13/10/11/otomatisasi-kantor/.
Barger and white (1999) the
nineteenth century technology and modern science. JHU press
Buchanma,
L. (1994). Connecting to the world. Getting your school on the Internet.
Business
Search. A Journal of School of Business and Management Technology.
Federal Polytechnic, Nekede,
Owerri 3 (1)
Chaniago, Harmon. (2013) Manajemen
Kantor Kontemporer. Bandung
Doswell,
A (1990). Office Automation: Context, Experience and Future. N.U. John edition. Wehmeier S and Ashby M (eds).
New York. Oxford University Press.
Ejeka, C.A. (2006). An Assessment
of office automation on secretary’s Performance
Gabor (1948) A new microscopic
principle. Nature, 161,p 777-778
Osuala, E.C. (1998). Automation
and its impact on the Office. Journal of Business
Rahmat. (2013).
“4 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan”.
www.rahmatst.com/4-cara-meningkatkan-produktivitas-karyawan/. [31 Desember
2015]
Siswanto, Agus tri (2013)
Otomatisasi Perkantoran 1. Depok
Wibowo. (2007).
Manajemen Kinerja. Jakarta: RajaGrafindo Persada.
Wikipedia. “Sistem Otomatisasi
Kantor”. 10 Juni 2017.
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_ot omatisasi_kantor.
